문서관리와 정보공개 — 남기고 드러내는 일

관리주체는 관리비등의 징수·보관·예치·집행 등 모든 거래 행위에 관하여 장부를 월별로 작성해 그 증빙서류와 함께 해당 회계연도 종료일부터 5년간 보관해야 한다. 입주자등이 장부나 증빙서류, 그 밖에 대통령령으로 정하는 정보의 열람을 청구하거나 자기 비용으로 복사를 요구하면 관리주체는 이에 응하여야 하며, 다만 개인정보에 해당하는 부분은 제외한다. 공개 대상도 정해져 있어 관리비·사용료·장기수선충당금의 항목별 산출내역을 단지 인터넷 홈페이지와 동별 게시판, 공동주택관리정보시스템에 올려야 하고, 의무관리대상 공동주택의 관리주체는 사업자 선정 결과와 계약서도 공개해야 한다. 입주자대표회의의 회의록도 작성해 보관하며 열람·복사 요구에 응한다. 관리업무의 인계도 문서관리의 하나로, 관리주체가 바뀌면 정해진 기간 안에 장부와 서류, 관리비 등의 잔액을 새 관리주체에게 인계해야 한다. 인계가 늦어지면 새 관리주체가 아무것도 하지 못하므로 실무에서 가장 첨예한 자리가 된다. 문서는 보존기간을 정해 관리하며, 회계 관련은 5년, 그 밖의 문서는 관리규약이 정한 기간에 따른다.

문서관리 규정이 촘촘한 까닭은 관리비 분쟁의 대부분이 「증빙이 없다」에서 시작하기 때문이다. 돈을 어디에 썼는지 다투는 순간 남아 있는 것은 장부와 증빙뿐이고, 그것이 없으면 아무리 정당한 지출이어도 소명할 수 없다. 그래서 법은 보관 기간과 열람권을 함께 정해 두었다. 기록은 관리주체를 옭아매는 의무이면서 동시에 그를 지키는 방패다.