회계의 순환과정 — 거래의 식별에서 전기까지

회계는 한 회계기간 동안 같은 절차를 되풀이하며, 이를 회계의 순환과정이라 한다. 순서는 거래의 식별 → 분개 → 전기 → 수정전시산표 → 기말수정분개 → 수정후시산표 → 재무제표 작성 → 장부의 마감이다. 첫 단계인 거래의 식별은 그 사건이 회계상 거래인지 가리는 일로, 재산에 변동이 있고 금액을 신뢰성 있게 잴 수 있어야 한다. 분개는 그 거래를 차변과 대변으로 나누어 분개장에 적는 일이고, 전기는 분개장의 기록을 계정별로 모아 총계정원장에 옮기는 일이다. 분개장은 거래를 일어난 순서대로 담아 시간의 흐름을 보여 주고, 총계정원장은 같은 계정끼리 모아 각 계정의 잔액을 보여 준다. 두 장부는 같은 사실을 시간 축과 계정 축으로 나누어 담은 것이라 어느 한쪽만으로는 부족하다. 분개장을 원시기입장, 총계정원장을 주요부라 하며 그 밖에 매출처원장·매입처원장 같은 보조부를 두어 세부 내역을 관리한다.

분개와 전기를 두 개의 일로 보면 번거롭지만, 한 사건을 두 각도에서 적는 일로 보면 자연스럽다. 분개장은 「언제 무슨 일이 있었나」를 시간 순으로 남기고 총계정원장은 「현금은 지금 얼마인가」를 계정별로 알려 준다. 시간 순으로만 적으면 잔액을 알 수 없고 계정별로만 적으면 경위를 알 수 없어, 둘 다 있어야 장부가 구실을 한다. 회계 문제에서 「분개하시오」와 「계정 잔액은?」이 다른 물음인 까닭도 여기 있다.